Три обязательных условия
Первое: расход связан с бизнесом — сотрудник понёс его, выполняя работу для работодателя. Второе: сотрудник подтверждает расход в разумный срок.
Третье: сотрудник возвращает в разумный срок часть аванса, превышающую подтверждённые расходы. Если условия не выполнены, план считается неподотчётным (nonaccountable), а выплаты облагаются как зарплата.
Кому можно возмещать расходы
Правила подотчётного возмещения относятся к расходам сотрудников. Они часто применяются, когда сотрудник, в том числе акционер-сотрудник, лично оплачивает законные расходы компании.
Статус работника и тип компании важны. Индивидуальный предприниматель не является сотрудником собственного бизнеса, а партнёры не считаются сотрудниками партнёрства для федеральных налогов. Для них нужен другой порядок учёта.
Создайте понятную процедуру подтверждения
Авансовый отчёт (expense report) должен показывать сумму, дату, деловую цель и категорию расхода, а где необходимо — включать чеки и другие подтверждения. Для поездок, питания, автомобиля и отдельных видов имущества действуют дополнительные правила.
Установите единый график подачи и храните согласования, чеки, журналы пробега и подтверждения возмещения вместе с бухгалтерскими документами компании.
Контролируйте авансы и возврат лишних сумм
Если компания выдаёт аванс, его нужно своевременно сопоставить с подтверждёнными расходами. Остаток возвращают компании, а не оставляют висеть и не превращают неформально в другую выплату.
В правилах IRS есть примеры безопасных сроков, но факты всё равно важны. Ежемесячная процедура обычно надёжнее, чем восстановление расходов в конце года.
Избегайте типичных ошибок
Частые проблемы: фиксированная выплата без отчёта о расходах, личные расходы под видом деловых, двойное возмещение, отсутствие деловой цели, старые чеки и невозвращённые остатки авансов.
Возмещение не должно заменять зарплату или зависеть от количества отработанных часов. План возмещает подходящие расходы, а не маскирует вознаграждение за работу.
Встройте политику в бухгалтерский процесс
Определите допустимые расходы, обязательные документы, ответственного за согласование, сроки подачи, порядок авансов и хранения. Затем относите каждое возмещение на правильный счёт главной книги.
Пересматривайте план при изменении штата, поездок, удалённой работы, использования автомобиля или состава владельцев. Законы штата о возмещении расходов могут добавлять требования к федеральным правилам.
Главное
- Расход должен быть связан с бизнесом, вовремя подтверждён, а лишний аванс возвращён.
- Письменная политика помогает, но налоговый результат определяют процедура и документы.
- Статус работника и тип компании влияют на применимость подотчётного плана.
- Фиксированные и неподтверждённые выплаты могут стать облагаемой зарплатой.
- Требования трудового законодательства штата проверяются отдельно.
Официальные источники
Материалы TaxFM носят общий образовательный характер и не являются налоговой или юридической консультацией. Налоговые правила зависят от конкретных обстоятельств и могут меняться. По вашей ситуации обратитесь к квалифицированному специалисту.